Ein Inventar ist die nach § 240 HGB erforderliche Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens, die nach Art, Menge und Wert zu einem bestimmten Stichtag schriftlich erfasst werden müssen.

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Die Verpflichtung eines Kaufmanns

Gemäß § 240 HGB und §§ 140, 141 AO ist jeder Kaufmann im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, ein Inventar zu erstellen. Dies ist zu Beginn einer kaufmännischen Tätigkeit erforderlich, bei deren Beendigung, bei der Übernahme eines Unternehmens und zum Abschluss eines jeden Geschäftsjahres.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 4 HGB 10 Jahre.

Wodurch unterscheiden sich Inventur und Inventar

Beide Begriffe sind vom lateinischen invenire abgeleitet. Invenire bedeutet etwas finden, bzw. auf etwas stoßen. Als Inventur bezeichnet man den Prozess durch Zählen, Wiegen und Messen eine Bestandsaufnahme zu erstellen. Das Ergebnis dieses Vorgangs, eine Liste die alle relevanten Daten enthält, nennt man Inventar.

Inventar und Bilanz

Im Inventar werden die einzelnen Sachwerte aufgelistet, die in der Bilanz zu Bilanzposten zusammengefasst werden. Im Inventar werden zum Beispiel Maschinen einzeln mit ihrem jeweiligen Wert und der Stückzahl aufgelistet. In der Bilanz werden diese dem Konto technische Anlagen und Maschinen zugeordnet (§ 266 Abs. 2 A. II. 2 HGB). Die Angaben in der Bilanz beziehen sich auf den Wert aller Maschinen ohne Mengenangaben. Ein Inventar ist eine Liste, während die Bilanz in Kontenform erfasst wird. Ergeben sich beim Inventar Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand, ist der Sollbestand zu korrigieren. Die Differenzen fließen voll erfolgswirsam in die Gewinn- und Verlustrechnung ein.

Erstellung des Inventars zum Stichtag

Die Stichtagsinventur ist in der Regel zum 31.12. eines Kalenderjahres aufzunehmen. Die Bestände müssen mengenmäßig erfasst und in Listen eingetragen werden. Eine zeitversetzte Aufnahme darf innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen. Die zwischen dem Aufnahmetag und dem Stichtag zu verzeichnenden Zu- und Abgänge werden mengen- und wertmäßig fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Der Wert der Güter bemisst sich an den Anschaffungskosten. Eine Abwertung für beschädigte Güter des Umlaufvermögens ist zulässig. Wertsteigerungen sind nach dem Niederstwertprinzip nicht erlaubt.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Jeder Kaufmann ist zur Erstellung eines Inventars verpflichtet
  • Ein Inventar ist erforderlich zu Beginn, bei Übernahme oder Beendigung eines kaufmännischen Betriebs
  • Ein Inventar muss zusätzlich mindestens einmal jährlich erstellt werden
  • Das Inventar muss alle Vermögenswerte und Schulden erfassen
  • Das Inventar muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

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