Warum wird Prozessmanagement notwendig?

In der globalisierten Wirtschaftswelt finden heutzutage rasante Bewegungen und Veränderungen statt. Schnellere, als noch zu vergangenen Zeiten. Unternehmen finden sich Heute in einer Wettbewerbs-Welt wieder, die einer relativ hohen Dynamik unterliegt. Vom sich häufig wandelnden Verbraucherverhalten bis hin zu den innovativen Konkurrenzprodukten aus dem Ausland; die Unternehmen sind gezwungen sich an die Dynamik des vorherrschenden Marktes anzupassen, wenn sie im Wettbewerb bleiben wollen. In solch einem dynamischen Umfeld sind Unternehmen gezwungen, den Blick verstärkt auch auf die eigenen Prozesse des Unternehmens zu richten. Konnten sich in den letzten Jahrzehnten Unternehmen noch erlauben, einer relativ festen Unternehmensstrategie nachzugehen, müssen sich heutzutage auch ihre internen Prozesse stärker an schnelllebige Trends und Kundenansprüche orientieren. Hier kommt das Prozessmanagement zum Einsatz.

Woraus besteht ein Prozess?

Die Ablauforganisation ist im Prozessmanagement von großer Bedeutung; sie beschäftigt sich unter anderem mit der Ausführung von Aufgaben. Eine Menge von Aufgaben und Arbeitsabläufen wiederum – die der Erreichung eines Unternehmensziels dienlich ist – bildet einen Prozess.

Der Nutzen von Prozessmanagement für Unternehmen

Was bringt Prozessmanagement einem Unternehmen?

  • Das Prozessmanagement verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz und Effektivität in einzelnen Funktionsbereichen.
  • Es verhilft Unternehmen zu einer besseren Wettbewerbsposition.
  • Und es erbringt einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg: Die Umsatzrentabilität ist in vielen Fällen gekoppelt an ein konsequent umgesetztes Geschäftsprozessmanagement.

Zusammengefasst: Unternehmen streben also nach effizienteren und effektiveren Prozessen, möchten ihre Wettbewerbsposition verbessern und den potenziellen Unternehmenserfolg erhöhen.

Das Prozessmanagement ermöglicht Unternehmen letztlich, all ihre unternehmensweiten Prozesse zu untersuchen, zu beobachten, und gegebenenfalls zu verändern bzw. zu optimieren.

Aus dem oben genannten Nutzen lassen sich auch bereits einige Ziele ableiten, die Unternehmen in der Praxis mittels Prozessmanagement realisieren möchten.

Erreichbare Ziele mit Hilfe des Prozessmanagements

Unternehmen setzen Prozessmanagement aus unterschiedlichen Gründen ein. Was sind jedoch die häufigsten Ziele, die Unternehmen beim Einsatz von Prozessmanagement verfolgen?

Die Hauptziele, die Unternehmen in der Praxis mit Prozessmanagement realisieren möchten, lassen sich im Kern in einem Satz zusammenfassen:

Realisierung von effizienteren Prozessen, Erwirtschaftung von mehr Gewinn (mittels Kosteneinsparungen) und Gewährleistung von mehr Transparenz bei den Prozessabläufen.

Seit wann ist Prozessmanagement in der Unternehmenspraxis verbreitet?

Die Popularität des Prozessmanagements steigt erst seit etwa der 1980er Jahre allmählich an. Schon vorher beschäftigte sich man in der Theorie mit Prozessmanagement, in der Unternehmenspraxis relevanter wurde es jedoch erst etwa ab der 1980er Jahre.

Wichtige Aspekte bei der praktischen Umsetzung

„Ich möchte erstmalig in meinem Unternehmen ein Geschäftsprozessmanagement umsetzen – welche Aspekte gilt es, dabei ganz besonders zu beachten?“

Aus allgemeiner Sicht betrachtet: Zunächst ist es wichtig, vor der Umsetzung eines Prozessmanagements die Verantwortlichen dazu zu befähigen, potenzielle Entscheidungen auch durchsetzen zu können (Stichwort: Vergabe von Entscheidungskompetenz). Zudem sollten generell nicht nur Prozesse berücksichtigt und optimiert werden, die letztlich Geld einbringen, sondern auch jene Prozesse, die sich lediglich nur mit der Verwaltung beschäftigen.

Doch das ist noch nicht alles – es werden noch modernste IT-Systeme benötigt. Bei der Umsetzung des Prozessmanagements sollten die derzeitigen Möglichkeiten aktuellster Informationstechnik ausgeschöpft werden. Es werden IT-Systeme benötigt, die in der Lage sind, die vorhandenen Unternehmensdaten so gut zu analysieren und aufzubereiten, dass diese von der GPM-Führung als Entscheidungsgrundlage verwendet werden können. Zudem ist es wichtig, mit Hilfe von sogenannten Prozessleistungsindikatoren die Leistung und den Erfolg der (Geschäfts)-prozesse zu ermitteln. Dies stellt für Unternehmen eine gute Basis für potenzielle Optimierungen der Geschäftsprozesse dar. Hierfür sollten die Prozesse fortlaufend in ihrer Leistung gemessen werden.

Einsatz von Kennzahlen im Prozessmanagement

Die Verwendung von Kennzahlen im Prozessmanagement ist sehr wichtig, da sie eine Grundlage für die Optimierung von Geschäftsprozessen bilden. Nicht immer aber messen Unternehmen in der Praxis kontinuierlich die Leistung ihrer Geschäftsprozesse mit Hilfe von Kennzahlen. Manche Unternehmen messen sie nur nach Bedarf; der große Nachteil an dieser Vorgehensweise ist aber, dass potenzielle Werte aus vergangenen Messungen nicht zur Verfügung stehen und damit ein Vergleich und somit die Beobachtung einer Prozessentwicklung erheblich erschwert wird.

IT-Systeme für das Prozessmanagement

Die Verwendung von IT-Systemen ist in der Praxis bei der Umsetzung des Prozessmanagements also sehr wichtig. Es stellt sich die Frage: Welche IT-Systeme werden besonders häufig von Unternehmen für den Zweck des Prozessmanagements verwendet? Überwiegend werden Prozesskennzahlen in der Praxis mit Hilfe von ERP-Systemen ermittelt, und mit Tabellenkalkulationen ausgewertet. Auch Business-Intelligence-Systeme finden zur Ermittlung und Auswertung von Kennzahlen oft Verwendung im Prozessmanagement.

Dabei müssen die IT-Systeme eng auf die Kennzahlen abgestimmt werden, damit eine erfolgreiche Messung ermöglicht werden kann. Ob eine Optimierung von Geschäftsprozessen gelingt, ist damit auch abhängig von den eingesetzten IT-Systemen. Die von den IT-Systemen ausgegebenen Daten können anschließend von der GPM-Führung zur weiteren Entscheidungsfindung herangezogen werden.

Warum ein Chief Process Officer (CPO) in Unternehmen sinnvoll ist

Ein Chief Process Officer (zu deutsch: Prozessmanager) ist in Unternehmen verantwortlich für das Prozessmanagement.

Die Aufgabe der CPOs ist es, die gesamten Abläufe der Unternehmensprozesse zu überblicken und notwendige Kennzahlen festzulegen. Ein CPO erarbeitet die Strategie, an der sich das Prozessmanagement ausrichten soll und überwacht fortlaufend die Optimierung der Prozesse. Seine Berichte gehen in der Regel direkt zu den Geschäftsführern.

In der Praxis werden leider noch nicht allzu häufig Chief Process Officer (CPO) eingesetzt, oft übernimmt das Prozessmanagement die Vorstandsebene oder die leitenden Verantwortlichen der Controlling-Abteilungen. Die Schaffung einer CPO-Stelle ist eher die Seltenheit.

Der Nachteil dabei, keine extra CPO-Stelle zu schaffen, ist schlicht der, dass möglicherweise Entscheidungen getroffen werden, die nicht ganz im Sinne des Prozessmanagements liegen. Existiert eine CPO-Stelle innerhalb des Unternehmens, und ist diese mit allen notwendigen Befugnissen ausgestattet, dann kann eine für das Prozessmanagement notwendige Strategie in Einzelfällen besser und erfolgreicher umgesetzt werden; da dank des CPO mehr im Sinne des Prozessmanagements gehandelt wird.

Kurzum: Existiert ein – extra für das Prozessmanagement geschaffener – Chief Process Officer, und begegnet dieser der Geschäftsführung auf Augenhöhe, so lassen sich nötige Maßnahmen zur Prozessoptimierung einfach besser durchsetzen.

Literaturverzeichnis

Autor: Eric Funke

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